お客様情報
- 業界・業種：IT・SaaS企業（建物管理ツールの開発・提供）
- 依頼された業務：東京ビッグサイトで開催された展示会（ビルメンテナンス・ビル管理業界向け／4日間）でのブース前の呼び込み・声かけ・接客・名刺獲得、および獲得したリードへの追客架電
- 実績：名刺獲得数が前年比約1.5倍。3日目の午前中には、参加メンバー全員の名刺が尽きる状況に。獲得したリードの5〜6割が、追客でアポにつながりやすい上位ランクを占めました
もともとは昨年の展示会で集めた名刺への追客架電でお付き合いが始まったお客様です。その追客で成果が出ていたからこそ、「名刺交換のその瞬間を、八月に見てもらったほうがいいのではないか」というご相談をいただきました。そこから合同会社八月の社員が営業代行として展示会のブースに立ち、接客をさせていただきました。
結果として、展示会の4日間で獲得した名刺は前年比約1.5倍。しかも数だけでなく、その後の架電でアポにつながる質の高い名刺の比率も担保できました。この記事では、その現場で何をしていたのかを具体的にお伝えします。
受注後の業務の流れ
1. 商材理解を、もう一度ゼロから深め直す
すでに追客架電でお付き合いのある商材でしたが、準備期間にあらためて商材理解を深め直すところから始めました。
架電で必要な理解と、展示会の現場で必要な理解は少し違います。架電なら「トークスクリプトに沿って、興味を持ってもらう」ことが中心ですが、ブースの前では、足を止めてくれた方から飛んでくる質問にその場で答えなければなりません。「この人、分かってないな」と思われた瞬間に、相手は次のブースへ歩いていってしまいます。だからこそ、既知の商材であっても、もう一度インプットし直しました。
2. 会場の「人の流れ」をシミュレーションする
次に行ったのが、当日の動き方のシミュレーションです。
- 自分たちがブースのどこに配置されるのか
- 来場者はどの導線を通って、どちら側から流れてくるのか
- 時間帯によって、来る人の層と量がどう変わるのか
展示会は、朝から晩まで同じ密度でお客様が来るわけではありません。人が途切れる時間帯もあれば、通路が埋まるほど混み合う時間帯もあります。そこで「どの時間帯に休憩を入れるか」「逆に、絶対につかまえにいかなければいけない時間帯はどこか」まで、事前に想定しておきました。
現場では体力の配分がそのまま成果に直結します。4日間という長丁場では、なおさらです。
3. 4日間の体制を組む
当日は、クライアント様側のスタッフと八月側の混成チームで臨みました。八月側は、男性メンバーとコンパニオンを合わせて数名がブースの表に立ち、役割はシンプルに設計しています。
八月側が声をかけて足を止め、クライアント様のスタッフに引き渡す。
商談やクロージングはクライアント様が本業に集中できるようにして、その手前の人をつかまえるという、いちばん体力とメンタルを使う部分を八月が引き受ける形です。
4. 呼び込みから商品説明まで、その場で役割を広げる
準備段階では呼び込みから商品説明までできる状態を目指してインプットしていました。当初の想定は、あくまで声をかけて足を止め、スタッフに引き渡すところまで。
ところが初日、想定を超える人数がブースに集まりました。引き渡す先のスタッフが対応しきれず、足を止めてくれた方をお待たせしてしまう場面が出てきたのです。
そこで八月のメンバーが、その場で商品説明まで担当するように切り替えました。事前に商材理解を深め直していたことが、ここで効きました。準備しておいたけれど使わないかもしれないと思っていた引き出しが、初日から必要になった形です。
5. その場でスコアリングし、追客につなげる
八月が担当したのは、名刺を集めて終わりではありません。獲得したリードは、その場で3段階に分けて記録していきました。
- Aランク：サービス説明までしっかり聞いてもらえた方
- Bランク：名刺交換ができた方
- Cランク：バーコード読み取りのみの方
結果は、Aランクが約2割、Bランクが約4割、Cランクが約4割。またCランク顧客の多くはコンパニオンさんが獲得しており、八月が獲得した顧客はAランク・Bランクが多くを占めていました。そしてBランク以上、つまり全体の約6割が、その後の架電でアポにつながりやすい層でした。実際に追客架電に入ってからも、リスト数が大幅に増えたぶんアポ率の数字自体は下がったものの、アポの件数は伸びています。数を取っただけでなく、質も担保できていたということです。
そして何より、当日その場で交わした会話を踏まえて架電できる。これが、前年の名刺リストだけを受け取って架電するやり方との決定的な違いになりました。
現場のリアル：3日目の午前中に、全員の名刺が尽きた
この案件でいちばん印象に残っているのは、初日からの勢いです。
とにかく人が途切れず、来る人来る人に声をかけ、名刺交換を続けました。その結果、3日目の午前中に、参加していたメンバー全員の名刺がなくなりました。4日間の展示会で、折り返し地点を過ぎたあたりの出来事です。
この出来事にはクライアント様もびっくりされていました。想定以上の成果が出ていることを展示会中に実感いただけたので、その後のやりとりも非常にスムーズにいきました。
合同会社八月が名刺の量と質を両立できる理由
今回の成果を支えたのは、次の3点だと考えています。
- 商材理解を、接客と架電の両方に効かせる一気通貫の体制
- 断られても止まらないメンタルと、人に話しかけてもらえる空気感
- 現場の状況に合わせて、その場で役割を組み替える判断の速さ
理由1：接客と架電を、同じチームが一気通貫で担当できる
今回いちばん大きかったのは、名刺を集めた人間が、そのまま架電するという座組みです。
一般的な展示会支援では、当日の接客と後日の追客は別会社・別チームが担当します。すると、架電する側の手元に残るのは名刺の情報だけ。「この方がどんな温度感だったか」「どこに興味を示していたか」は、まったく分かりません。
八月は、当日の会話を踏まえて架電できます。「先日の展示会でこういうお話をさせていただいた者です」と切り出せるかどうかで、電話口の反応はまるで違います。今回のご依頼も、もともとは「名刺交換の流れを把握したほうが、追客もしやすいのではないか」というクライアント様のお考えから始まりました。その狙いは、Bランク以上の比率とアポ件数の伸びという形で結果に出ています。
理由2：断られても、笑いながら次に行ける
展示会のブース前は、想像以上に断られる場所です。目を合わせずに通り過ぎる方、資料だけ受け取って去っていく方。慣れていない人が立つと、そのぎこちなさが表情に出て、余計に足を止めてもらえなくなります。
今回現場を率いたメンバーは、とにかく接しやすい空気感でニコニコと話しかけます。断られても「いいじゃないですか」と笑いながら会話を続け、そのまま名刺交換につなげてしまう。これは天性のものというより、意図してその空気をつくっているという表現が正確です。
やりきるというのは、根性論で立ち続けることではありません。断られた次の1人に、同じテンションで声をかけられること。八月が大事にしているのは、そういうマインドです。
理由3：現場で役割を組み替えられる判断の速さ
初日、想定を超える来場者に対して、その場で声かけのみから商品説明までへ役割を広げた話に触れました。
これができたのは、事前の商材インプットとシミュレーションがあったからです。準備の段階でどこで人が詰まる可能性があるかを想定していたからこそ、実際に詰まったときに迷わず動けました。
八月は、他社が断るような無茶な案件もお引き受けしてきた会社です。そのなかで培ってきたのが、決まった手順どおりに動く力ではなく、状況が変わったときに手順そのものを組み替えるスピードでした。展示会のように4日間で勝負が決まる現場では、この差がそのまま数字の差になります。
展示会も、架電も。まずはご相談ください
このお客様とは現在も継続してお付き合いをいただいており、追客架電に加えて、別業界への新規開拓架電もお任せいただいています。展示会の現場でご一緒したことで、商材への理解とお互いの信頼が積み上がった結果だと思っています。
展示会関連のご依頼は、この案件以外にも継続していただいています。別の案件では、サプリメントの展示会でブース前の声かけから商品説明、さらにはその場での商談までを一貫してお任せいただきました。認知度向上を目的とした出展においても、お力になれる体制があります。
合同会社八月では、次のような業務に対応しています。
- 展示会でのブース接客・呼び込み・名刺獲得（設営期間中の人員手配含む）
- 展示会で獲得したリードへの追客架電・アポ獲得
- 新規開拓のテレアポ・フォーム営業
- ターゲット選定を含む営業リスト作成
- 商談対応を含む営業活動全般の代行
「営業担当を採用したいが、コストも育成期間もリスクが大きい」「展示会に出展は決まったが、ブースに立てる人がいない」「集めた名刺が、そのまま眠っている」。こうしたご相談は、決して珍しいものではありません。採用してから戦力になるまで待つのではなく、すでに現場を知っているチームを、必要なタイミングだけ使うという選択肢があります。
展示会の直前でも、ご相談いただければできることを一緒に考えます。まずはお気軽にご相談ください。
